Jeg har gennem årene mødt mange dygtige og samvittighedsfulde medarbejdere, der har skulle jonglere mellem (for) mange opgaver og tætte deadlines. Når de er begyndt at komme for meget bagud eller har mistet overblikket, har mange af dem forsøgt at håndtere arbejdspresset ved at skrue op for deres arbejdstempo, arbejde ekstra timer og droppe pauserne. Det er strategier som over tid er med til at udvikle mistrivsel og stress, samtidig med at de faktisk heller ikke er særlige effektive til at få løst arbejdsopgaverne.

Erfaringer fra en rådgivers vej ud af stress

Jeg har netop haft et samtaleforløb med en rådgiver på børneområdet, der var på vej mod en stresssygemelding, og som nu har bedre balance mellem arbejde og fritid, mere mentalt overskud og oplever større faglig stolthed. Det hun beskriver der har hjulpet hende er, at hun er lykkedes med at implementere nogle arbejdsgange, der gør at hun kan løse sine opgaver mere effektivt, og som samtidigt giver hende mere struktur, overblik og indre ro. Her kan du læse om de strategier og arbejdsvaner hun har gavn af.

Begrænse afbrydelser og forstyrrelser

Mange arbejdsopgaver kræver fordybelse og koncentration. Det tager os mennesker ca. 10-12 minutter fra vi starter på en opgave til vi arbejder med den i dyb koncentration. Bliver vi afbrudt tager det ligeså lang tid, før vi igen er tilbage i den dybe koncentration.

Derfor er det godt at skabe blokke af tid, hvor vi kan arbejde uden afbrydelser og forstyrrelser. Det kan være svært at ændre på en arbejdskultur alene som medarbejder. Men en af de ting som rådgiveren nemt kunne gøre var, at at sætte sin telefon på lydløs og fjerne de notifikationer, der dukker op på skærmen når hun har fået en ny e-mail. Da hun sidder i storrumskontor, har hun også valgt at arbejde med større administrative opgaver hjemmefra eller tidligt på dagen, hvor færre kollegaer er mødt ind på kontoret. Næste skridt hun vil tage, er at tale med sine kollegaer om, at når hun har taget hørebøffer på, er det fordi hun arbejder med en opgave, der kræver hendes fokus, og at de så gerne må vente med at forstyrre hende, til hun har taget dem af igen.

Vælg hvornår på dagen du vil løse hvilke opgaver

De fleste af os kan bedst koncentrere os og arbejde med mere komplekst og krævende vidensarbejde om morgenen og formiddagen, mens vi i løbet af eftermiddagen og aftenen har sværere ved at løse de opgaver. Derfor giver det god mening, at planlægge opgaver, der kræver fokus og fordybelse inden frokost, og de øvrige opgaver efter frokost. For rådgiveren har det vist sig, at fungere godt, at de større administrative opgaver nu skemalægges mellem kl.8-11.30, mens borgermøder, besvarelse af mails, planlægning af møder mv. varetages efter frokost.

Hold pauser i løbet af dagen

Når vores hjerne har arbejdet med komplekse vidensopgaver i 25 min. har den brug for en pause. Hvis ikke vi selv giver vores hjerne en pause, vil den selv finde en måde at tage en pause på. Det er her vi fanger os selv i at klikke ind på facebook, instagram eller lige tjekke vores e-mails igen. Vi kan godt vælge at ignorere hjernens løbende behov for pauser, men prisen betales senere på dagen, hvor vi bliver trætte og får endnu sværere ved at arbejde effektivt. Pauserne kan være 5-10 min. hvor vi gør noget så simpelt som at hente en kop kaffe, trække frisk luft eller joke lidt med en kollega.

Når rådgiveren arbejder i korte moduler med pauser imellem, har hun erfaret at hun er mere effektiv, og holder sig mentalt frisk hele dagen. Hun oplever også, at hun laver færre overspringshandlinger, da det er nemmere at starte på opgaverne for ”det er jo kun 25 minutter”.

Sæt realistisk tid af til de forudsigelige uforudsigelige opgaver 

I mange jobs er der akutte opgaver, der ikke kan vente på at blive løst. Hvis vi ikke tager højde for det i vores kalender, kan det nemt blive en stressfaktor. Ved at afsætte tid i kalenderen til det forudsigelige uforudsigelige, er det meget nemmere at håndtere de akutte opgaver, når de kommer, og samtidig have tid til de planlagte opgaver.

Rådgiveren har nu afsat 4 timer om ugen i kalenderen til akutte opgaver fordelt på 2×2 timer, hvilket har givet hende meget mere arbejdsro både til de akutte og de planlagte opgaver. Det har gjort, at hun nu mere kritisk vurderer om en opgave faktisk er akut, eller om den kan vente nogle uger, til der igen er tider i kalenderen. Når hun får prioriteret opgaverne ud fra faglige vurderinger, giver det hende samtidig en større følelse af faglig stolthed.

Sig nej – for at kunne sige ja

Rådgiveren beskrev i forløbet hvor svært hun syntes det var, at sige nej til mødeindkaldelser og ønsker fra dem hun samarbejder med, da hun gerne vil være en god og tilgængelig rådgiver. Det betød at hun ofte kom til at klemme ekstra møder ind i kalenderen. Særligt de administrative opgaver kom derfor til at blive underprioriteret og udskudt, hvilket gav hende dårlig samvittighed. Vi arbejdede derfor med at kunne tilbyde akuttider til det, der virkelig hastede og at hun skulle øve sig i at sige nej til opgaver og invitationer der gik ind over planlagte opgaver. For at hjælpe sig selv med at sige nej, satte hun en gul seddel på sin computer hvor der stod “Sig nej – for at kunne sige ja”.

Tydeliggør i kalenderen hvad du skal gøre for hvem

Det kan være svært at holde fast i en vagt og abstrakt formuleret opgave som fx “administrative opgaver” . For at få prioriteret de administrative opgaver, har hun nu tillagt sig en vane, hvor der ikke længere står ”adm.opgaver” i kalenderen, men der nu står barnets navn, og hvilken opgave hun har planlagt at hun skal løse for det barn. Det virker meget mere forpligtende, og gør det nemmere for hende at holde fast i tiden til at løse opgaven.

Forberedelse betaler sig

Et af de greb, der særligt har hjulpet hende er, at hun nu får booket 30 min. til forberedelse af alle borgermøder samtidigt med at mødet bookes i kalenderen. Hun beskriver, at hun nu er 10 cm højere når hun går ind af døren til et møde, fordi hun går ind velforberedt. På møderne kan hun bedre tænke sig om inden hun siger ja (eller nej) til opgaver, fordi hun ikke føler hun skal kompensere for at være dårligt forberedt ved at sige ja til alle opgaver. Hun kommer nu kun ud fra mødet med de opgaver hun faktisk skal løse. Hun oplever også, at hun inden mødet får forberedt sig på de spørgsmål hun skal stille, så hun får de nødvendige informationer, til at kunne træffe afgørelser og lave indstillinger til hjælp for familierne. Nu behøver hun ikke længere at invitere forældrene til et nyt møde bagefter fordi der er informationer hun mangler, hvilket sparer både hende og dem for tid, og gør at familien hurtigere kan blive indstillet til at få den hjælp de skal have.

Hold fri når du har fri og nyd din fritid

Vores hjerner skelner ikke mellem når vi er på arbejde eller holder fri i forhold til om vi er i mental balance og trivsel eller om vi er stressede og udbrændte. Derfor er det også vigtigt at se på, hvordan man giver sig selv lov til at nyde sit liv, lade op og får gjort det man gerne vil gøre uden for sit arbejde.